Konieczność ewidencji usług medycznych z pomocą kas rejestrujących stawia lekarzy przed wyborem: drukarka czy kasa? Dla tych, którzy posiadają już komputer i specjalistyczne oprogramowanie, drukarka to naturalne rozwiązanie. A co z przedstawicielami zawodów medycznych, którzy nie posiadają ani systemu a może i nawet komputera? Podpowiadamy najlepsze rozwiązanie.

Od dłuższego czasu wiele się mówi i pisze na temat fiskalizacji w medycynie. Jednak zdecydowana większość lekarzy i menedżerów placówek dopiero teraz, na kilka tygodni przed gorącą datą 1 stycznia 2014 r., zastanawia się nad wyborem odpowiedniego rozwiązania. Drogi są praktycznie dwie: kasa lub drukarka fiskalna. Pierwsze z urządzeń z powodzeniem samodzielnie zarejestruje realizowaną usługę oraz wydrukuje wymagany paragon. Drugie z kolei dedykowane jest do pracy w gabinecie wyposażonym w komputer oraz system informatyczny. Tutaj z kolei przygotowanie paragonu inicjuje odpowiednia funkcja oprogramowania, a drukarka pełni rolę narzędzia realizującego wydruk.

Na chwilę obecną większość gabinetów, zwłaszcza tych realizujących tylko świadczenia pełni odpłatne (prywatne), nie posiada w ogóle komputera ani systemu lub korzysta jedynie z prostych, doraźnych narzędzi. Przykładowo – poczty elektronicznej lub notatnika, które pomagają w rejestracji wizyt i tworzeniu kartoteki medycznej. Takim rozwiązaniom daleko jednak do profesjonalnych systemów medycznych wspomagających codzienne czynności lekarza, rejestracji i placówki medycznej ogółem. Czy dla tych gabinetów i przychodni to dobry moment na informatyzację?

Na wymóg fiskalizacji nic nie poradzimy. Stał się faktem dokonanym. Teraz czas zastanowić się, jak przygotować się w taki sposób, aby zapewnić sobie wygodę pracy i zapomnieć o problemie nie tylko na najbliższe miesiące, ale i lata, uwzględniając przy tym warunki otoczenia i wewnętrzne priorytety.

Przy wyborze opcji „kasa czy drukarka” to właśnie długookresowa perspektywa powinna być priorytetem. Niewielu lekarzy zastanawia się nad tym, jak będzie wyglądać praca w gabinecie za rok czy lat pięć. Chwytanie się rozwiązań doraźnych, pozbawionych przemyślanego planowania, nie zawsze ma sens. Nie da się ukryć, że najprostszym rozwiązaniem może wydawać się dzisiaj dla wielu zakup kasy. Bez potrzeby posiadania komputera, bez wdrażania systemu informatycznego, bez zmiany przyzwyczajeń. Prawdą jednak jest to, że taka opcja jest znacznym stopniu ograniczająca. Po pierwsze – w ujęciu teraźniejszym. Trudno bowiem zaprzeczyć wygodzie pracy i szybkości drukowania paragonów fiskalnych z pomocą oprogramowania. Po drugie – w przyszłości. Komputeryzacja od kilku lat i konsekwentnie rozwija się w polskiej medycynie. Wszyscy czekają na rozstrzygnięcia w kwestii elektronicznej recepty, Ministerstwo Zdrowia już od jakiegoś czasu zapowiada wprowadzenie tzw. elektronicznych kont zdrowotnych. Informatyzacja, chcąc nie chcąc, zapuka wkrótce do drzwi każdego lekarza. Jednak nie rozwiązania odgórne powinny skłaniać do rozważenia zakupu systemu informatycznego, ale niedoceniane często zalety wspomagania rutynowych czynności.

Korzyści informatyzacji można wymieniać długo, a do najważniejszych specjaliści zaliczają: proste zarządzanie rejestracją pacjentów z pomocą Terminarza, rozliczanie zarówno wizyt prywatnych jak i refundowanych przez NFZ, szybkie wystawianie i drukowanie wielu dokumentów medycznych (włącznie z receptami), komunikację z pacjentem i automatyzację wysyłek informacji poprzez sms i e-mail, tworzenie i archiwizację elektronicznej kartoteki medycznej (polskie ustawodawstwo w pełni dopuściło możliwość archiwizacji w formie elektronicznej z pominięciem kopii papierowej), dostęp do pełnej bazy dokładnie opisanych leków, kontrolę interakcji i wiele innych.

Systemy renomowanych firm już od dłuższego czasu posiadają funkcjonalność pozwalającą na współpracę z drukarką fiskalną. Z jej podpięciem do systemu również nie powinno być większych problemów. Zazwyczaj wykrycie i instalacja odbywają się automatycznie. W razie wątpliwości zawsze można poprosić o radę konsultanta firmy, w której zakupiono kasę rejestrującą lub producenta oprogramowania. Pierwszą korzyścią, którą szybko odczują lekarze decydujący się na wariant systemu zintegrowanego z drukarką, będzie brak konieczności podwójnej rejestracji usługi. Jeżeli pacjent został umówiony na daną usługę w Terminarzu, wówczas bazując na tych danych, można sprawnie zarejestrować w systemie fakt wykonania usługi, co jest równoznaczne z wydrukowaniem paragonu fiskalnego. Nie trzeba wykonywać dodatkowych czynności na drukarce (poza oderwaniem paragonu oczywiście).

Z przeprowadzonych rozmów z lekarzami wynika jednak, że głównymi barierami, które zniechęcają do wdrożenia rozwiązania „system + drukarka fiskalna” jest procedura zakupu wszystkich elementów wyposażenia. Najpierw trzeba przecież – jeżeli jeszcze nie posiadamy – zakupić odpowiedni komputer. Czyli pojawia się perspektywa wizyty w jednym ze sklepów ze sprzętem elektronicznym oraz szukania informacji, który model wybrać. To niełatwe, biorąc pod uwagę szeroką ofertę na rynku, począwszy od komputerów stacjonarnych po notebooki, na popularnych ostatnio netbookach kończąc. Następnie należałoby wybrać stosowne oprogramowanie. W wyobraźni maluje się zawiła procedura poszukiwań tego najlepszego systemu, konsultacje i w końcu zamówienie. To jeszcze nie wszystko. System trzeba bowiem zainstalować, a to oznacza konieczność albo zaangażowania informatyka albo wgłębienia się w instrukcję obsługi. Na liście spraw do załatwienia pojawi się też drukarka fiskalna. Należy wyszukać taką, która będzie współpracować z systemem… (a może najpierw kupić drukarkę a potem dopiero dobrać system?). Następnie – jej instalacja i konfiguracja z systemem. Proces wystarczająco skomplikowany, aby szybko zaniechać realizacji pomysłu. Nie mówiąc o tym, że do magicznej daty 1 maja pozostało niewiele czasu. A gdzie w tym wszystkim czas na naukę obsługi oprogramowania?

Dobra wiadomość jest taka, że decydując się na zalecaną opcję „komputer + system + drukarka fiskalna” można całą procedurę skrócić do minimum. W jaki sposób? Oto sprytne rozwiązanie.

Producenci komputerów (w tym wiodącej klasy procesorów), oprogramowania i rozwiązań fiskalnych porozumieli się tworząc rozwiązanie w tzw. schemacie „ready do use” (gotowy do użycia). Jednym słowem – zestaw składający się z komputera z procesorem wysokiej wydajności, specjalizowanego oprogramowania i drukarki fiskalnej. Co ważne – parametry komputera zostały dobrane zgodnie z charakterem pracy (może to być również laptop, co odgrywa niebagatelną rolę w przypadku wizyt domowych), a oprogramowanie zainstalowane i skonfigurowane (dla komputerów stacjonarnych) lub gotowe do instalacji w przypadku notebooków (system dołączony na płycie CD). Po rozpakowaniu zestawu konieczna będzie jeszcze m.in. fiskalizacja drukarki i parametryzacja systemu. Prosto, szybko, wygodnie i co równie ważne – taniej w zestawie niż kupując poszczególne elementy i konfigurując wszystko samodzielnie. Otrzymujemy produkt sprawdzony, bez konieczności przebijania się przed instrukcje obsługi czy czasochłonnego dobierania poszczególnych elementów. Pakiet zgrany w każdym elemencie.

Kolorytu zestawowi dodaje jeszcze jeden fakt – każdy z elementów układanki to znana i wiodąca na rynku marka. A konkretnie: KAMSOFT – znany producent oprogramowania dla medycyny, Intel® – lider w dziedzinie technologii procesorowych, NOVITUS – dostawca przystosowanych do wymogów medycyny drukarek fiskalnych, PC Factory (PCF) – krajowy producent sprzętu komputerowego oraz Fujitsu – doświadczona marka w zakresie produkcji nowoczesnych notebooków.

Analizę zestawu zacznijmy od komputera. Dla lekarza lub pracowników rejestracji, codziennie obsługujących sporą liczbę pacjentów, liczy się czas. W sytuacji, gdy lekarz skupia się na wizycie pacjenta, obsługa systemu nie powinna pochłaniać długich minut. W rejestracji z kolei kolejka pacjentów powoduje, że nie można pozwolić sobie na tracenie czasu w oczekiwaniu na wykonywanie operacji przez zbyt wolno działający komputer. Stąd decyzja o wyposażeniu zarówno komputerów stacjonarnych i notebooków w procesory z serii Intel® Core ™. W praktyce oznacza to jedno – większa szybkość działania aplikacji i energooszczędność, ważna zwłaszcza w przypadku pracy na notebookach. Należy pamiętać, że baza danych w systemie informatycznym będzie się systematycznie rozrastać, m.in. z powodu narastającej liczby danych w kartotece medycznej. Myśląc o zachowaniu wygody pracy przed długi okres, bez konieczności wymiany sprzętu, wysokiej klasy procesory Intel® stanowią tego gwarancję. Zarówno w przypadku zestawów z laptopem Fujitsu jak i komputerem stacjonarnym, zastosowano procesory Intel ® Core ™ i3, i5 lub i7 (w zależności od oczekiwań). Sam notebook to z jednej strony ergonomiczna, poręczna budowa jak i wysoka jakość technologii.

„Drukarka czy kasa fiskalna? Myśląc perspektywicznie i rozwojowo optymalnym rozwiązaniem jest drukarka zintegrowana z systemem informatycznym. W związku ze zbliżającą się fiskalizacją w medycynie na rynku pojawiły się ciekawe oferty zakupu zestawów w postaci komputera z zainstalowanym oprogramowaniem i skonfigurowaną drukarką. Wystarczy włączyć i… rozpocząć pracę”

Przechodzimy do kolejnego elementu – oprogramowania. KAMSOFT ze sporym doświadczeniem w zakresie informatyzacji placówek medycznych w Polsce (od najmniejszych gabinetów po wielospecjalistyczne szpitale i kliniki) należy do ścisłej czołówki firm – producentów wysokiej jakości oprogramowania medycznego. Do zestawu włączono system, który najlepiej przyjął się na rynku. Jego rekomendacją jest liczba użytkowników, która w całej Polsce przekroczyła już liczbę 10 000. Mowa o Podstawowym Programie Świadczeniodawcy, systemie który m.in. wspomaga równolegle rejestrację usług realizowanych w ramach kontraktu z NFZ i związanych z wizytami prywatnymi. System z jednej strony prosty w budowie i obsłudze, z drugiej – zaskakująco funkcjonalny. Znajdziemy tutaj m.in. poręczny terminarz wizyt czy elektroniczną kartotekę pacjenta. Wprowadzono możliwość obsługi z pomocą klawiatury, myszy oraz w technologii ekranów dotykowych. W przypadku konieczności podpięcia zapasowej drukarki fiskalnej system automatycznie rozpozna typ podłączonego urządzenia. Lekarze rodzinni, realizujący wizyty domowe, skorzystają z jeszcze jednego udogodnienia. Aby wydrukować paragon w domu chorego można pominąć konieczność podłączania przewodu łączącego komputer z drukarką. System wyposażono w technologię komunikacji bezprzewodowej, podobnie jak komputer i oferowaną drukarkę. Z modułem bluetooth komunikacja pomiędzy tymi urządzeniami odbywa się bez użycia przewodu. Drukowanie raportów dobowych i okresowych to oczywiście podstawowa funkcjonalność KS-PPS nastawiona na obsługę kas rejestrujących. Ci, którzy oczekują od oprogramowania bardzo zaawansowanych funkcji (przykładowo: zarządzania gabinetem, komunikacji z pacjentem) będą mogli w dowolnej chwili – za dodatkową opłatą – zaktualizować system do wyższych wersji funkcjonalnych. Cecha ważna, zwłaszcza w przypadku większych placówek medycznych, jak przychodnie i kliniki oraz gabinetów myślących o stopniowej ekspansji.

Dopełnienie zestawu stanowi drukarka fiskalna. NOVITUS od lat jest liderem na krajowym rynku urządzeń fiskalnych. Skalę osiągnięć uzmysławia liczba 500 tysięcy kas fiskalnych firmy obsługujących codziennie fiskalizację w różnych branżach. Urządzenia NOVITUS to nie tylko jakość, ale również estetyka wykonania i przyjazny design. Do komputera z procesorem Intel®, wyposażonego w Podstawowy Program Świadczeniodawcy, dołączono drukarkę DELIO E med. lub DEON E (odpowiednio dla komputera stacjonarnego i zestawu mobilnego z notebookiem). DEON E med. to pierwsza w Polsce przenośna drukarka fiskalna realizująca zapis kopii paragonu na elektronicznym nośniku danych, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów (rozwiązanie obniżania koszty eksploatacji urządzania i ułatwia pracę – zamiast dwóch rolek papieru stosuje się tylko jedną dla tworzenia wydruków dla pacjenta, kopia zapisywana jest na karcie pamięci). Na pierwszy rzut oka drukarkę DEON E med. wyróżnia przede wszystkim ładne i ergonomiczne wzornictwo, jednak to co najlepsze kryje się w technologii. Wysokiej jakości mechanizm firmy Fujitsu szybko i cicho drukuje paragony z nastawieniem na oszczędność papieru. Użytkownik nie może narzekać na komfort obsługi: silikonowe i przejrzyście opisane przyciski działają bez zarzutu a podświetlana klawiatura i system komunikatów podpowiadających kolejne kroki obsługi sprawiają, że praca z drukarką jest intuicyjna i prosta. Dla lekarzy realizujących wizyty domowe nie bez znaczenia będzie doskonale rozwiązane zasilanie akumulatorowe, dzięki któremu drukarka może wygenerować do 2500 paragonów (co w praktyce przekłada się nawet na kilkudniową pracę bez ładowania). W połączeniu z dobrze dobranym w zestawie notebookiem, lekarz może pracować kilka godzin poza źródłem napięcia, w dodatku bez jakichkolwiek przewodów, zarówno zasilających jak i łączących komputer z drukarką (dzięki wspomnianej technologii bluetooth). Sam akumulator jest wyjmowany i można go naładować poza drukarką. Całość, na życzenie użytkownika, może być uzupełniona o dodatkowe elementy, jak przykładowo drukarkę do wydruku dokumentacji medycznej i administracyjnej. W przypadku drukarki fiskalnej zakupionej w zestawie również istnieje możliwość otrzymania zwrotu do 90% ceny netto (do kwoty 700 zł) z Urzędu Skarbowego. Dużym plusem zestawu są atrakcyjne warunki gwarancyjne. Załączony pakiet oprogramowania KS-PPS objęty jest 12-miesięcznym okresem bezpłatnej aktualizacji. Kiedy standardowa gwarancja na sprzęt fiskalny wynosi 1 rok to w proponowanym pakiecie – w przypadku rozwiązania opartego na notebooku i drukarce – już łącznie 2 lata (z drukarką DEON E med.). Dla komputera stacjonarnego okres ten sięga aż 36 miesięcy (zarówno na komputer stacjonarny i drukarkę DELIO E). W zestawie zaszyto szereg niezbędnych usług serwisowych, jak przykładowo czynność fiskalizacji drukarki przez przedstawiciela NOVITUS czy telefoniczną pomoc w zakresie obsługi systemu informatycznego.

Po dogłębnej analizie nasuwa się jeden wniosek – prezentowany zestaw to nie przypadkowy zlepek poszczególnych elementów, ale precyzyjnie zaprojektowane, przygotowane z dbałością o każdy szczegół narzędzie pracy lekarza w warunkach fiskalizacji. Sama idea zestawu jest trafionym pomysłem, biorąc pod uwagę zaspokojenie kilku potrzeb jednocześnie: wyposażenia gabinetu w nowoczesny sprzęt komputerowy, przygotowania do fiskalizacji a jednocześnie informatyzacji i tym samym wprowadzenia nowych standardów obsługi pacjenta i organizacji pracy. Czy jednak właśnie teraz jest dobry czas na myślenie o informatyzacji? Fiskalizacja wymusi w pewnym sensie zmianę filozofii pracy gabinetów wprowadzając dodatkowe narzędzie, jakim jest urządzenie fiskalne. Biorąc pod uwagę trendy rozwoju społeczeństwa informatycznego, komputer prędzej czy później stanie się standardem wyposażenia. Lepiej zawczasu przygotować się do zmian niż zostać przez nie zaskoczonym.

Można śmiało powiedzieć, że zestaw „komputer + system + drukarka” ma w sobie wszystko to, czego oczekuje dzisiaj lekarz. Oszczędza czas niezbędny na kompletowanie wszystkich elementów z osobna, przygotowuje do pracy po 1 maja 2011 r. zgodnie z wymogami prawnymi, gwarantuje wygodę pracy ze sprawdzonymi rozwiązaniami a jednocześnie pozwala na wykonanie znaczącego kroku w zakresie poprawy standardów organizacji pracy i obsługi pacjenta. Nie bez znaczenia jest fakt, że skłaniając się ku tego typu opcji lekarz zapewnia sobie już dziś gotowość na ewentualne zmiany w przyszłości (pogłębiona informatyzacja polskiego sektora medycyny). Do magicznej daty fiskalizacji pozostało niewiele czasu; jednak wystarczająco dużo, aby zastanowić się nad wyborem opcji, która będzie nie tylko doraźnym łataniem potrzeby chwili, ale długoterminową inwestycją nastawioną na nowoczesny rozwój. Zdecydować się na kasę fiskalną nie myśląc o komputeryzacji czy zrobić krok do przodu i niejako przy okazji upiec dwie pieczenie na jednym ogniu? Z pozoru to tylko prosty wybór pomiędzy dwoma rozwiązaniami, kasą fiskalną a drukarką fiskalną obsługiwaną przez oprogramowanie. Kiedy jednak przyjrzeć się problemowi z bliska łatwo dojść do wniosku, że to decyzja dotycząca celów, planów i filozofii pracy, wybiegająca znacznie dalej niż 1 maja 2011 r.

Artur Olesch