Innowacyjne rozwiązania

Zintegrowany System Zarządzania Sieciami Aptek KS-OmniPharm to kompleksowe rozwiązanie wspomagające zarządzających siecią aptek w realizacji procesów biznesowych. W związku z coraz większą konkurencją na rynku farmaceutycznym oraz wzrastającymi oczekiwaniami klientów, wdrożenie najnowszych rozwiązań IT, jest często jedyną możliwością, by szybko i efektywnie osiągnąć cele biznesowe. Jak tego dokonać? KS-OmniPharm może być odpowiedzią na to pytanie.

Przewaga systemu

KS-OmniPharm jest rozwiązaniem, w którym zastosowano najnowocześniejsze technologie IT oparte o rozwiązania klasy Business Intelligence. Dostęp do rozwiązań tego typu był dotychczas jedynie w zaawansowanych i drogich systemach. Rozwiązanie oferowane jest w postaci usług, co przyspiesza proces wdrożenia, jak również ułatwia eksploatację produktu w przyszłości. Wykorzystanie przeglądarki internetowej do realizacji procesów biznesowych, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, jest cechą cenioną przez wielu menadżerów, dla których mobilność jest istotnym aspektem. Pełna integracja z systemem aptecznym KS-AOW dodatkowo zwiększa skuteczność zarządzania procesami w aptekach.

Korzyści wdrożenia

Decydując się na program wspomagający zarządzanie siecią aptek, warto wybrać rozwiązanie, które odpowiada na bieżące i przyszłe potrzeby rynku. Najważniejsze elementy wyróżniające KS-OmniPharm:

• możliwość centralnego sterowania procesami w całej sieci bądź wybranych aptekach,
• redukcja czasu zarządzania kluczowymi obszarami działalności,
• łatwość korzystania z dowolnych usług w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu dzięki hostowaniu rozwiązania,
• wsparcie w obszarze zarządzania kategoryzacją produktów (Category Management),
• wsparcie analityczne dopasowane do etapu realizowanego procesu biznesowego.

Skuteczne zarządzanie

Obniżanie kosztów działalności operacyjnej, zwiększanie zysków, skracanie czasu kluczowych aktywności wykonywanych w sieci może być realizowane z wykorzystaniem funkcjonalności KS-OmniPharm:

Kluczowe wskaźniki stanu przedsiębiorstwa – KPI (Key Performance Indicators), kluczowe wskaźniki efektywności to innowacyjne narzędzie służące do analizy skuteczności działań w aptekach, udostępnione w ramach „Usługi podstawowej”. Rozwiązanie wspiera zarządzającego siecią aptek w uzyskaniu informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Dzięki wskaźnikom można błyskawicznie dostrzec obszary, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów oraz odpowiednio zareagować – co ma bezpośrednie przełożenie na rozwój i zysk.

Centralna Kartoteka Towarów – możliwość utrzymania i rozwijania jednolitej kartoteki towarów we wszystkich punktach sprzedaży należących do sieci. Baza towarów stanowi podstawowy zbiór danych, na których bazuje większość funkcji systemu KS-OmniPharm. Dostarczamy narzędzia zapewniające efektywną pracę z utworzoną bazą towarów, co ma bezpośrednie przełożenie na prawidłowość akcji biznesowych wysterowanych do aptek z poziomu systemu KS-OmniPharm, a także ma przełożenie na poprawność wyświetlanych danych analitycznych, na podstawie których można podejmować dalsze decyzje biznesowe.

Kategoryzacja Towarów – możliwość sprawnego wyszukiwania odpowiednich towarów za pomocą kategoryzacji GRUPEX. Na GRUPEX składają się filtry OTC (autorska klasyfikacja opracowana przez firmę PEX PharmaSequence Sp. z o.o.) oraz możliwość wyszukiwania według postaci danego produktu, np. kapsułki, krople, aerozole. Korzystanie z kategoryzacji GRUPEX znacząco podnosi jakość pracy, ponieważ filtry są dostępne we wszystkich kluczowych miejscach, wymagających wskazania konkretnych produktów, np. podczas definiowania strategii cenowej czy w raportach KPI.

Analityka – jest do moduł, umożliwiający weryfikowanie takich obszarów przedsiębiorstwa jak: sprzedaż w poszczególnych aptekach oraz w całej sieci, sprzedaż leków robionych, poziom marży, najbardziej zyskowne towary i apteki, stan magazynu według wielu czynników, np. dat ważności czy czasu magazynowania, poziom zatowarowania w poszczególnych aptekach, analiza kosztów oraz zysków w poszczególnych aptekach, przegląd niezrealizowanych sprzedaży z uwzględnieniem przyczyny, dostęp do listy aptek, które w danym dniu nie przekazują danych, podgląd oraz możliwość edycji ewentualnych rozbieżności w stawkach VAT między magazynem a CKT lub BLOZ (w zależności od trybu pracy kartoteki). Dodatkowo Zarządzający siecią może przeglądać oraz wizualizować wybrane dane za pomocą dodatku Analizy BI do Microsoft Excel.
Dostęp do poszczególnych funkcji jest zależy od tego czy użytkownik korzysta wyłącznie z Analityki Podstawowej czy posiada również Analitykę Rozszerzoną.

Strategie Cenowe – możliwość kształtowania promocyjnych cen sprzedaży produktów w skali całej sieci lub wybranych aptek. Zarządzający definiuje warunki wymagane do spełnienia, aby sprzedaż wybranych towarów w aptece była taka, jak określono w KS-OmniPharm. Spełnienie warunków podczas realizacji sprzedaży uaktywnia akcję określoną przez zarządzającego, np. obniżenie ceny towaru. Na podstawie danych z aptek można analizować skuteczność zdefiniowanych strategii cenowych.

Sugestie Sprzedaży – możliwość kreowania akcji sprzedażowych poprzez budowanie listy towarów, które mają być proponowane pacjentowi jako zamiennik, podczas sprzedaży innych (wskazanych w centrali) produktów. W aptece farmaceuta będzie mógł zdecydować czy taką sugestię zrealizować, czy zignorować. Na podstawie danych z aptek Zarządzający może dokonać analizy skuteczności utworzonych sugestii sprzedaży.

Sprzedaż Wiązana – możliwość organizowania akcji biznesowych, w wyniku których pacjent w aptece może uzyskać lepsze warunki cenowe, pod warunkiem, że zawartość jego koszyka zakupowego będzie spełniała określone założenia zdefiniowane przez Zarządzającego w systemie KS-OmniPharm. Na podstawie danych z aptek można dokonać analizy skuteczności utworzonych sprzedaży wiązanych.

Strategie Marżowe – możliwość ustalania cen produktów podczas przyjmowania ich na magazyn w skali całej sieci lub w wybranych aptekach. Można ustalić cenę detaliczną dla wybranego towaru bądź określić jaka ma być marża przy wycenie danego towaru. Zarządzający siecią może centralnie ustalać ceny dla towarów, a farmaceuci w aptekach mogą je zmieniać w zależności od ustawień.

Prospekty zamówień – moduł pozwala na uwzględnienie zdania farmaceutów w procesie tworzenia zamówienia, przed wysłaniem do producenta czy dostawcy. Prospekt utworzony z poziomu KS-OmniPharm zostaje przesłany do apteki. Tam jest korygowany i zatwierdzany, po czym znów trafia do centrali, gdzie nadany mu zostaje ostateczny kształt. Prospekty można również tworzyć na podstawie zdefiniowanych zamówień.

Zamówienia – moduł umożliwiający automatyczne generowanie zamówień w skali całej sieci aptek z uwzględnieniem szeregu czynników, tj. prognoza sprzedaży, rotacja towaru, wynegocjowane rabaty u producenta i dostawcy czy analiza stanu aktualnego zapasu (możliwość utworzenia zamówienia z uwzględnieniem wszystkich towarów sprzedawanych w wybranym okresie analizy). Dzięki rozwiązaniu podczas tworzenia zamówienia można podjąć działania mające na celu optymalizację stanów magazynowych za pomocą rozwiązań takich jak: przesunięcia MM czy zwroty oraz uwzględnienie szeregu czynników mogących mieć wpływ na kształt zamówienia np. towary w drodze, zapotrzebowania z aptek czy wyjątki (dodatkowe informacje dla zarządzającego dotyczące danej pozycji zamówienia).

Kontrola realizacji zamówień – dzięki rozwiązaniu zarządzający siecią może na bieżąco weryfikować stopień realizacji zamówień, ze szczególnym uwzględnieniem tych pozycji, dla których wyłoniono niezgodności (kwotowe lub ilościowe). W przypadku wykrycia niezgodności można podjąć dodatkowe działania, np. zgłosić reklamację bezpośrednio z poziomu modułu lub skontaktować się z apteką lub dostawcą (każdą pozycje w zestawieniu można wyeksportować do pliku CSV a następnie przesłać np. jako załącznik wiadomości e-mail).

Przesunięcia magazynowe – rozwiązanie wspomaga optymalizację stanów magazynowych. Zarządzający siecią może monitorować utworzone przesunięcia oraz zlecać własne do poszczególnych aptek. Moduł współgra z innymi obszarami systemu, co ma kluczowe znaczenie np. podczas definiowania zamówień czy korzystania z raportów KPI Premium. W raportach KPI Premium użytkownik ma do dyspozycji konkretne listy towarów, z udziałem których może podjąć wybrane działania, np. wykonanie przesunięcia MM z udziałem produktów, których zapas jest zbyt wysoki względem sprzedaży.

Reklamacje – moduł służy do zarządzania wszystkimi reklamacjami w sieci oraz wspomaga kontrolowanie stanów magazynowych, co może mieć bezpośrednie przełożenie na wygenerowanie oszczędności. Funkcjonalność pozwala również na centralne definiowanie reklamacji oraz centralne kontrolowanie całego procesu realizacji. Moduł współgra z innymi obszarami systemu, co ma kluczowe znaczenie np. podczas definiowania zamówień czy korzystania z raportów KPI Premium.

Płatności – moduł umożliwia centralne monitorowanie oraz regulowanie zapłat faktur zakupu przyjętych od dostawców we wszystkich aptekach należących do sieci obsługując wiele standardów bankowości elektronicznej. Użytkownik ma przejrzysty dostęp do dokumentów wymagających jego reakcji, a dostępne filtry umożliwiają przeszukanie listy m.in. według punktów sprzedaży, statusu realizacji płatności czy terminu płatności. Dodatkowo funkcjonalność pozwala na pracę w trybie zdarzeniowym, dzięki możliwości konfiguracji alertów dla poszczególnych dostawców zgodnie ze strategią zapłat z uwzględnieniem kredytu kupieckiego.

Zarządzanie projektami Pharmind GRID* – zarządzanie współpracą sieci w projektach pharmind GRID jest to nowy model nawiązywania współpracy sieci aptecznych z firmami farmaceutycznymi w kontekście projektów pharmind GRID. Dotychczas nawiązanie współpracy organizatora projektu z siecią aptek dostępne było poprzez wysłanie osobnego zaproszenia do każdej apteki lub procedowanie dokumentu centralnego podłączenia sieci do współpracy. Nowe rozwiązanie pozwala na podejmowanie wszystkich decyzji w jednym miejscu, za pomocą jednego kliknięcia.

*projekty pharmind GRID – dawniej Programy Partnerskie OSOZ.